Обязательные метаданные
Вид, направление, авторство, язык, редакция, дата, основание и статус экспертизы. Доля материалов с полными метаданными — отдельный показатель, по которому оценивается состояние фонда.
Электронная библиотека и хранилище знаний
Назначение подсистемы — не хранение файлов, а превращение накопленной информации Академии в доступное знание. Материал заводится один раз, описывается обязательными метаданными, живёт по правилам версий и находится смысловым поиском с указанием источника.
01 · Состав
Восемь классов материалов
Класс материала определяет обязательные метаданные, маршрут согласования и срок хранения. Материал без класса в фонд не принимается.
| Класс материалов | Что входит |
|---|---|
| Нормативные материалы | Государственные общеобязательные стандарты образования, типовые учебные планы и программы, программы воспитания, приказы и распоряжения |
| Методические материалы | Методические рекомендации, пособия, разработки, краткосрочные планы уроков, кейсы |
| Научные материалы | Отчёты о научно-исследовательских работах, аналитические справки, статьи, материалы конференций |
| Издания Академии | Выпуски научных журналов, монографии, сборники |
| Учебно-методические комплексы | Комплекты материалов с составом, авторством и статусом экспертизы |
| Образовательные ресурсы | Электронные образовательные ресурсы, учебные пакеты, интерактивные материалы |
| Организационные документы | Протоколы, экспертные заключения, акты, договоры — в части, подлежащей хранению |
| Наборы данных | Результаты мониторингов, статистические выгрузки, открытые данные |
02 · Правила
Что требуется от материала в фонде
Требования одинаковы для нормативного акта, статьи журнала и плана урока: иначе часть фонда не находится поиском и не попадает в корпус помощника.
Машиночитаемость
Сканированный документ без текстового слоя и рукописный материал проходят через микросервис цифровизации документов. Пока текстового слоя нет, материал не индексируется и в поиске не находится.
Версия не перезаписывается
Новая редакция публикуется рядом со старой; у старой появляется отметка о замене и ссылка на действующую. Решение, принятое год назад, должно оставаться проверяемым по тому тексту, который тогда действовал.
Публикуется только согласованное
Материал, не прошедший маршрут согласования, в открытую часть не попадает и в корпус интеллектуальной подсистемы не включается. Помощник не может сослаться на то, чего Академия не утверждала.
Связь, а не папка
Материал привязан к направлению, предмету, классу и — там, где это применимо — к критерию модели. Из карточки критерия виден список материалов, из отчёта о пробелах — чем именно его закрыть.
Ответ всегда с источником
Интеллектуальный помощник отвечает по фонду и прикрепляет карточку материала: наименование, редакцию и страницу. Ответ без подтверждённой атрибуции считается отказом, а не ответом.
03 · Жизненный цикл
Восемь стадий: от создания до архива
Данные становятся активом только при управлении полным циклом. Выпадение любой стадии возвращает фонд в состояние папки с файлами.
- 01
Создание
Материал заводится один раз и одним подразделением-владельцем. Повторное заведение того же материала в другой подсистеме невозможно.
- 02
Сбор
К материалу собираются обязательные метаданные: вид, направление, авторство, язык, редакция, основание, статус экспертизы.
- 03
Очистка
Проверяются полнота обязательных полей, справочная целостность и дубликаты. Эти же проверки дают группу показателей «Качество данных».
- 04
Обработка
Сканированные и рукописные материалы переводятся в машиночитаемую форму микросервисом цифровизации документов, иначе они не индексируются.
- 05
Хранение
Версия не перезаписывается: новая редакция публикуется рядом, старая остаётся доступной со ссылкой на замену. Персональные данные хранятся на территории Республики Казахстан.
- 06
Анализ
Фонд считается: объём по классам, обращения и скачивания, доля материалов с полными метаданными, доля неиндексируемых.
- 07
Использование
Материал находится смысловым поиском и открывается по прямой ссылке. Он же образует корпус интеллектуальной подсистемы — с обязательным указанием источника в ответе.
- 08
Архивирование
Утративший силу материал не удаляется: он получает признак и остаётся доступным как основание для ранее принятых решений.
04 · Открытая часть
Что открыто без входа
Закрытая часть фонда — организационные документы и материалы на согласовании — доступна по роли из личного кабинета.
Каталог с фасетами
Поиск по виду, направлению, предмету, классу, языку и году. Любой отбор выгружается и повторяется по ссылке.
Реестры
Реквизиты и основания: приказ, дата публикации, формат, язык. Реестр отвечает на вопрос, действует ли документ.
Издания Академии
Научные журналы, требования к статьям, архив выпусков и порядок публикации.
Наборы данных
Результаты мониторингов и статистические выгрузки в машиночитаемых форматах.
Источник требований: Техническое задание на создание Единой цифровой платформы Академии, редакция 1.0 — раздел 8 «Единое хранилище знаний и цифровая библиотека», раздел 11 «Подсистема искусственного интеллекта», раздел 12 «Микросервис цифровизации документов».